Afregner du forbrug a conto med din lejer, stiller lejeloven krav til, at du udarbejder et forbrugsregnskab. Vi tager dig her igennem de forskellige krav og tidsfrister for regnskabet.
Hvad er et forbrugsregnskab?
Et forbrugsregnskab er en opgørelse over lejers samlede faktiske forbrug og lejers a conto betalinger for en given periode. Typisk vil denne periode være et år, men den kan også være kortere i tilfælde af, at lejer flytter ind eller fraflytter lejemålet midt i den periode, hvor forbrugsregnskabet afregnes.
I forbrugsregnskabet holdes lejers faktiske forbrug op mod hvad vedkommende har betalt i a conto for forbrugsudgifterne. Forbrugsregnskabet viser derfor også, om lejer skylder dig penge, fordi vedkommende har betalt for lidt i forbrugsomkostninger, eller om du skylder lejer penge, fordi lejer har betalt for meget.
Dette skal forbrugsregnskabet indeholde
Når du udarbejder forbrugsregnskabet, skal du huske at inkludere følgende punkter, for at det kan anses for værende gyldigt:
- Hvilken periode opgørelsen afspejler.
- En opgørelse over hele ejendommens forbrug (såfremt du udlejer hele ejendommen).
- En opgørelse over lejers reelle forbrug og udgifterne til dette.
- En opgørelse over lejers a conto betalinger.
- Oplysninger om lejers mulighed for at gøre indsigelse mod forbrugsregnskabet, hvis vedkommende er uenig.
Når du sender lejer forbrugsregnskabet, er det vigtigt at du ikke bare videresender vedkommende de forbrugsregninger og forbrugsopgørelser, du modtager fra forsyningsselskaberne. Du skal selv aktivt udarbejde en opgørelse, hvor disse informationer er sammenholdt med det lejer har betalt a conto.
Sådan opstiller du forbrugsregnskabet
Lejeloven stiller også en række regler for, hvordan du skal opsætte forbrugsregnskabet. Her er det bl.a. et krav, at du laver individuelle forbrugsregnskaber og at du tydeliggør lejers opgørelse i enhed og kroner sammenligning med ejendommen.
Individuelle forbrugsregnskaber
Betaler din lejer både vand og varme a conto, er der krav om, at forbruget for hver af disse opgøres separat. Du kan derfor ikke lave et samlet regnskab over flere typer forbrug. Gør du dette, anses forbrugesregnskabet for værende ugyldigt. Undtagelsesvist må du dog gerne opgøre varmeforbrug og varmt vand sammen.
Krav til opgørelsen i enhed og kroner/øre
Du skal også sikre dig, at forbrugsregnskabet indeholder korrekte oplysninger om de samlede forbrugsudgifter i ejendommen, samt at den enkelte lejers forbrug opgøres korrekt ved aflæsning af forbrugsmålere i lejemålet, således at du kan beregne, hvad de enkelte lejere hver især har forbrugt – både pr. enhed og i kroner/øre. Det skal dermed tydeliggøres for lejerne, hvad deres andel af forbrugsudgifterne udgør af ejendommens samlede forbrug.
Tidsfrist
Du skal sende forbrugsregnskabet til lejer senest 4 måneder efter regnskabsårets udløb. Gør du ikke det, mister du din ret til at kunne opkræve en efterbetaling, hvis lejerens faktiske forbrug har været højere end det betalte a conto beløb.
Kommer forbrugsregnskabet fra et kollektivt forsyningsanlæg, og modtager du først den endelige afregning efter fristen på 4 måneder, bliver din frist forlænget, så du i stedet skal sende lejer forbrugsregnskabet 3 måneder efter, at du har modtaget den fra forsyningsanlægget. I et tilfælde hvor du først får forbrugsregnskabet senere fra forsyningsanlægget, skal du oplyse lejer om, hvilken dato du modtog regnskabet, for at forbrugsregnskabet anses som værende gyldigt.
Hvis lejer har betalt for meget i forbrug
Viser forbrugsregnskabet, at lejer har betalt for meget i a conto, har vedkommende krav på at få tilbagebetalt differencen. Dette kan du enten gøre ved at give lejer det overskydende beløb kontant, overføre det til lejers kontonummer eller ved at modregne beløbet i den næstkommende husleje, så lejer betaler dét mindre. Vælger du, at tilbagebetale det overskydende a conto beløb, skal lejer senest modtage beløbet den første hverdag i den næstkommende måned efter vedkommendes modtagelse af forbrugsregnskabet.
Hvis lejer har betalt for lidt i forbrug
Har lejer betalt for lidt i a conto til at kunne dække de reelle forbrugsomkostninger, skal vedkommende betale dig differencen. Du kan tidligst kræve, at lejer betaler dig differencen, senest 1 måned efter at vedkommende har modtaget forbrugsregnskabet. Det vil sige, at hvis lejer betaler husleje den 1. hver måned og modtager forbrugsregnskabet i midten af en måned, så vil du først kunne kræve en efterbetaling 1,5 måned efter lejers modtagelse. Skulle efterregningen vise sig at være så stor, at den overstiger et beløb tilsvarende 3 måneders husleje, har lejer krav på at dele regningen op i 3, og betale den hen over 3 måneder.
Hævelse af a conto forbrug
Er din lejers faktiske forbrug væsentlig højere, end hvad der først var påregnet i a conto betalingen, kan du med fordel hæve den månedlige a conto betaling for fremtidige måneder. Dette kan du gøre ved at give lejer en 6 ugers varsel forud for næstkommende betalingstermin af husleje.